Uspořádejte si dokumenty a dosáhněte větší firemní produktivity

Proč M-files?

• Celosvětový lídr působící ve více než 100 zemích. 
• 294% návratnost vynaložených investic. 
• Konica Minolta je certifikovaným partnerem pro implementaci M-Files u zákazníků v České republice, na Slovensku a v celé Evropě. 

Automatizace každodenních činností

M-Files umožňuje automatizovat každodenní práci a tím vám usnadňovat sledování úkolů, termínů nebo procesů. K tomu slouží aplikace M-Files WorkFlow. Při jednotlivých procesech nemusíte dokumenty nikam posílat. Každý, kdo se na procesu podílí, současně obdrží odkaz na příslušný dokument.  Můžete tak snadno dodržovat firemní směrnice a předpisy a spolehnout se na to, že M-Files se postará o auditní stopu. 

Jaké agendy je možné pomocí M-Files spravovat?

• Evidence majetku – počítače, softwarové licence, výpůjčky; 
• Správa vozového parku – servisní prohlídky, tankování, pojištění; 
• Evidence smluv, faktur, objednávek, ceníků, kalkulací, obchodních případů; 
• HR agenda – dovolené, docházka, pracovní výkazy; 
• Mediální kampaně; 
• Zápisy z porad a další. 

Metadata pro efektivnější vyhledávání dokumentů

Práce s dokumenty v rámci Document Management systému M-Files funguje na principu metadat. V praxi není nutné vyhledávat podle názvů souborů v klasických složkách, ale dokumenty lze zpřístupnit podle mnoha parametrů, jako je jméno klienta, typ projektu, datum dokončení nebo konkrétní část textu. To umožňuje organizovat a zobrazovat informace v závislosti na potřebách jednotlivých uživatelů a jejich aktuálních požadavcích. Jde o to, co je dokument zač, kdo potřebuje informace, které obsahuje! Dokument není třeba hledat! Jde o jeho KONTEXT, ne o jeho umístění! 

Automatická evidence verzí dokumentů

Ve většině firem se verze dokumentu ukládá do názvu souboru. Tento způsob označování je jednoduchý. Jeho nevýhodou je, že pro každou verzi se vytváří samostatný dokument. Také není jisté, že každý zaměstnanec bude dodržovat pravidla pro označování verzí dokumentů. Systém M-Files na to jde jinak. Automaticky sleduje verze a uživateli vždy poskytuje tu nejnovější. K dispozici je také přehled všech předchozích verzí podle data úprav, informace o autorech a jejich komentářích. 

Ke klasifikaci a uspořádání všeho podle obsahu a k zobrazení informací v kontextu toho, co hledáte, používáme umělou inteligenci. Už nikdy si tak nebudete muset pamatovat, kde je soubor uložen nebo která verze dokumentu je ta správná! 

Propojení oddělených dat

Software M-Files pomáhá podnikům spravovat, sdílet a třídit dokumenty. Používá se také k automatizaci firemních procesů. Umožňuje vytvořit jednotné zobrazení veškerého obsahu bez nutnosti migrace a bez ohledu na to, kde je dokument uložen. Ať už je to SharePoint, Teams, Salesforce nebo Google Workspace.  Propojení dat z jiných firemních aplikací umožňuje vytvoření M-Files Digital WorkPlace. Je to jediné místo, odkud mají uživatelé přístup ke všem firemním informacím. 

Systém chrání data i know-how

Přístupová práva k softwaru M-Files jsou dynamická. Mění se automaticky, když ve vaší společnosti dojde k organizačním změnám. Systém chrání vaše know-how před krádeží nebo zneužitím. M-Files tak zabezpečuje, že dokumenty jsou dostupné lidem, kteří je potřebují, a nepřístupné nebo dokonce neviditelné pro ty, kteří nemají oprávnění. Přístupová práva lze definovat na základě metadat. A to nejen pro konkrétní osoby, ale také pro projekty nebo stavy dokumentů. 

M-files je připraven na integraci se softwarem třetích stran

Integrace se softwarem třetích stran má několik důležitých výhod a je klíčovým aspektem v prostředí moderních informačních technologií. Důvody, proč je integrace se softwarem třetích stran důležitá, jsou: zvýšení efektivity a produktivity, zabezpečení jednotné verze informací, rychlejší reakce na změny, rozšiřování funkčnosti, využití nejnovějších technologií. Klasickým příkladem integrace se softwarem třetích stran je digitální podepisování ze smluv, faktur, předávacích protokolů apod. M-Files zajistí v jednom plynulém workflow tvorbu, kontrolní a schvalovací procesy, které zakončí digitálním podpisem a distribucí podepsaného dokumentu podnikovým oddělením, která tento podepsaný dokument potřebují ke své práci. Prostřednictvím M-Files můžete zkontrolovat stav dokumentu, například zjistit, zda již byla faktura uhrazena, aniž byste museli vstupovat do účetního softwaru. Celkově je integrace se softwarem třetích stran důležitým nástrojem pro moderní podniky, protože umožňuje lepší správu informací, zvyšuje efektivitu a poskytuje organizacím konkurenční výhodu.