FlowDoc


Systém, který se zabývá správou dokumentů – používá se pro uložení, archivaci, sdílení, vyhledávání dokumentů a další činnosti související s elektronickými dokumenty.


FlowDoc je DMS platforma vyvíjená Konicou Minoltou jakožto úložiště dokumentů nezávislé na prostředí, ve kterém běží, se snadnou integrací do okolních systémů. Pokrývá celý životní cyklus dokumentu. Pomocí předdefinovaných workflow můžete řídit tok dokumentů napříč firmou. Nastavení přístupových práv zajistí, aby daný dokument mohla zobrazit a případně editovat pouze oprávněná osoba, případně širší skupina uživatelů. Zadáváním metadat pak můžete snadno vyhledávat dokumenty podle toho, co obsahují, namísto toho, v jaké složce jsou uloženy. Samozřejmostí je přístup pomocí mobilního zařízení, přes které pak můžete jednoduše například schvalovat faktury, kontrolovat přiřazené úkoly nebo si generovat přehledy.


Nehledejte KDE je to uloženo ale CO to je za dokument

Organizuje veškeré druhy dokumentů podle kontextu. Tedy podle toho, co to je za dokument, namísto toho, kde je uložený. Odstraňuje nepřehledné ukládání do adresářové struktury, kde se časem tento strom stává nepřehledným a dokumenty nedohledatelné. Dokument tedy definujeme pomocí metadat. Můžeme říct například, o jaký typ dokumentu se jedná, jakého zákazníka se týká, kdy byl vytvořený a kdo může tento dokument otevřít/editovat. Podporuje týmovou práci nad dokumenty s možností komentování, potvrzování, verzování a jejich schvalování v podobě řízené dokumentace.

FlowDoc-slozka-vs-matadata-(1).png

Agendy

FlowDoc má připravených několik základních agend s definovaným workflow pro zpracování konkrétních typů dokumentů. Samozřejmostí je i možnost si nechat nastavit vlastní workflow podle potřeb uživatelů.

 
Faktury-IMG.png

FAKTURY

Umožňuje zpracovávat faktury přijaté i vydané. Pomocí definovaných pracovním workflow faktura propadá ke schvalování a následnému exportu dat pro zaúčtování do navazujícího systému. Umí pracovat s formátem ISDOC což je typ XML, který je podporován českou legislativou a drtivá většina ERP a účetních SW tento standard podporují. Předdefinované je 5ti krokové WF s respektování finančních limitů pro faktury přijaté.
rizene-dokumenty-IMG.png

ŘÍZENÉ DOKUMENTY

Pomocí agendy pro řízení dokumentů lze snadnou vybrat skupinu lidí, které se mají seznámit s dokumentem (směrnice, pracovní postupy apod.). Je možné vybírat celé skupiny ale i individuálně uživatele mimo skupinu. Ti pak mohou dokumenty připomínkovat a potvrzovat. Přehled a výsledkyschvalovacího procesu (kdo a kdy se seznámil/potvrdil) lze exportovat do XLS.

smlouvy-IMG.png
SMLOUVY

Umožňuje ukládání a správu smluv, nad kterými se dají spouštět workflow. Eviduje se hlavička se smluvními partnery, expirace, přílohy,... V náhledu smlouvy lze zobrazit samotnou smlouvu, navázané a připojené dokumenty, metadata, stav zpracování v rámci workflow diagramu, auditní log. Přístup ke smlouvám je řízený nastavením přístupových práv pro skupiny nebo role.
duveryhodny-archiv-IMG.png

DŮVĚRYHODNÝ ARCHIV

FlowDoc ve spojení s digitálním podpisem a časovým razítkem umožňuje důvěryhodně ukládat dokumenty v souladu s legislativou. Integrita zaručuje původ a pravost (neměnnost) dokumentů. V ceně dodávky nejsou zahrnuta časová razítka.
skartace-IMG.png

SKARTACE

Uživatel zde může vybrat dokumenty, které mají z nějakých důvodů povinnou platnost na určité období. Proto se využívá skartace dokumentů, aby nepotřebné soubory nezůstávaly někde ležet a nezabíraly místo. U některých dokumentů může být třeba i zákonem nařízené jejich odstranění po uplynutí určité lhůty. Toto FlowDoc zajišťuje a opět i včetně auditního logu, takže zákazník pak má
doložitelný materiál o vymazání dokumentů z evidence.
datove-schranky-IMG.png

DATOVÉ SCHRÁNKY

Stahuje přijaté zprávy včetně příloh a ukládá je na uložiště. Uživatel tak nepřichází o data, která se z datových schránek automaticky mažou po 90 dnech ale má je stále přístupné ve FlowDoc.


Funkcionality

 
Řízení přístupových práv
Každý uživatel se hlásí pod svým účtem a má přístup pouze k dokumentům relevantním jeho roli/osobě, týmu (LDAP). Využívá SSO, takže nemusí mít separátní přihlašovací údaje pro FlowDoc. V ceně dodávky nejsou zahrnuta časová razítka.

Notifikace
Možnost nastavení zasílání upozornění na změny nebo požadovanou součinnost nad dokumentem.

Auditní log
Snadné dohledání kdo, kdy a jak s dokumentem nakládal. Lze dohledat i pouhé nahlédnutí do dokumentu.

Úkoly a reporty
Každý uživatel si může zobrazit přehled Nových úkolů. Má tedy přehled o všech dokumentech, které čekají na jeho akci, aby se mohli posunout dál nebo dostat do stavu dokončeného workflow. Umožňuje také generování hromadných reportů podle zvolených kritérií.

Číselníky
V rámci číselníků lze snadno doplňovat položky do všech přístupných kategorií, které pak usnadňují výběr metadat k jednotlivým souborům a zpřehledňují strukturu. Např. pro agendu faktur si tímto můžeme předdefinovat nákladová střediska podle potřeb a uživatel pak při zařazení vybere jen ty dostupné.