Pět tipů pro digitální úklid a udržitelnost

1. Omezte místní uložiště a používejte pro sdílení cloudová řešení

Skvělým nástrojem pro sdílení je SharePointu Online. Nemusíte ukládat několik verzí dokumentu, stačí pouze jedna, která je sdílená mezi všemi. Starší verze však můžete kdykoli obnovit, protože jsou uloženy v komprimované podobě v záloze, a proto vyžadují méně úložného prostoru.

Typickým příkladem je příprava prezentace v PowerPointu, kdy na stejném souboru může pracovat více lidí, kterým udělíte přístup. Pokud by každý pracoval na vlastním soboru, spotřebovává to více místa a vzniká obvykle i zmatek, která verze je na konci procesu ta správná.

2. Neposílejte přílohy v e-mailech

Při odesílání e-mailů místo připojování souboru jednoduše sdílejte dokumenty z OneDrivu nebo SharePointu Online přímo jako odkaz. Ujistěte se, že jsou soubory předem s dotyčnými sdíleny! Příjemci tak mají přímý přístup k dokumentům, což šetří objem dat při odesílání a nesvádí je ke stažení příloh a jejich lokálnímu uložení, které by zbytečně spotřebovávalo další zdroje.

3. Nastavte automatické mazání

Užitečné záznamy schůzek v Microsoft Teams se automaticky nastaví tak, aby se po 60 dnech odstranily z Microsoft Streamu. Poté obdržíte e-mail, že nahrávka byla smazána a v případě potřeby ji můžete stále obnovit.
U SharePoint Online, lze dokumenty nastavit tak, aby je po určité době odstranil. Není to ovšem automatické jako u nahrávek, musíte se nastavit ručně. Kromě toho se v SharePointu Online všechny dokumenty, které byly odstraněny, po určité době automaticky odstraní i z koše.

4. Odhlaste se z odběru nevyžádaných sdělení

Ujistěte se, že jste se odhlásili z odběru všech nevyžádaných sdělení a odstraňte ty z nich, které jsou již uloženy ve vašich systémech. S ohledem na čas, který strávíte s čištěním vašeho digitálního úložiště, zvažujte všechny mailingy, ke kterým se například při nákupu přihlašujete.

5. Vystopujte dokumenty, které plýtvají místem

Pravidelně čistěte nedůležité, zejména větší soubory přímo na vašem počítači nebo mobilním zařízení, na sdíleném serveru, v cloudovém úložišti nebo v úložišti e-mailu nebo jiných aplikací pro zasílání zpráv. Mnoho souborů může být duplikáty těch, které jsou bezpečně uloženy jinde například na SharePointu Online.

Jak vám může Konica Minolta pomoci s digitálním úklidem?

Čistý digitální svět přináší mnoho výhod, proto je dobré zvolit odborného partnera pro IT podporu, který vám a vaší organizaci pomůže optimalizovat využití IT zdrojů a zvýšit efektivitu.
Konica Minolta je akreditovaným Microsoft Cloud Solution Partnerem. Umíme vám pomoci maximálně využít sadu digitálních aplikací a nástrojů Microsoft 365 (včetně SharePoint Online, Teams a OneDrive) tak, aby vaše cloudové úložiště fungovalo co nejefektivněji.