Savills & HiLASE

Digitalizace zrychluje prodeje automobilů

O společnosti

Autosalon Klokočka patří mezi významné české prodejce automobilů značek Volkswagen, Audi, Škoda a Kia a také motocyklů značky Honda. Provoz zahrnuje několik poboček, rozsáhlé obchodní týmy i servisní zázemí. Rychlost, přesnost a efektivní komunikace jsou klíčové faktory jejich úspěchu, zejména při vyřizování poptávek, přípravě cenových nabídek a uzavírání smluv.

Výchozí situace a výzvy zákazníka

Společnost dlouhodobě využívala pro komunikaci primárně e-mail, zatímco sdílení dokumentů a spolupráce probíhaly roztříštěně napříč různými nástroji a úložišti. To vedlo k nepřehlednosti, duplicitní práci a riziku, že se obchodníci při přípravě smluv či nabídek opírají o neaktuální

verze dokumentů.

Jedním z hlavních cílů proto bylo:

sjednotit a zkvalitnit komunikaci napříč firmou,
zavést centrální úložiště dokumentů,
posílit týmovou spolupráci a sdílení informací
mezi pobočkami a odděleními,
odstranit papírovou a e-mailovou administrativu,
zrychlit obchodní procesy a zvýšit kvalitu obsluhy zákazníka.

Co jsme změnili?

Příprava na změnu

Co jsme změnili?

1.PŘÍPRAVA NA ZMĚNU

Transformace začala analýzou výchozího stavu organizace, během které jsme zmapovali IT prostředí i digitální dovednosti zaměstnanců. Na základě získaných poznatků jsme následně definovali cíle, priority a scénáře využití Microsoft 365 a připravili plán adopce s podporou týmu ambasadorů.

2. TECHNICKÁ IMPLEMENTACE

Součástí projektu byla migrace uživatelů, e-mailů a dokumentů do cloudu a také konfigurace klíčových nástrojů Microsoft 365 , jako jsou Teams, OneDrive a SharePoint Online. Zároveň jsme zajistili školení administrátorů, nastavili bezpečnostní pravidla a navrhli architekturu prostředí ve spolupráci s managementem společnosti.

3. ŠKOLENÍ, ADOPCE A IMPLEMENTACE ZMĚN

Důležitou součástí změny byl intenzivní rozvoj klíčových uživatelů a ambasadorů , kteří pomáhali šířit nové způsoby práce napříč firmou. Praktická školení a online akademie zaměstnancům ukázaly konkrétní přínosy nových nástrojů pro každodenní práci.

4. ROZVOJ DALŠÍCH PROCESŮ

Projekt pokračoval také v oblasti digitalizace interních procesů. Postupně došlo k nahrazení papírových dokumentů a lokálních disků moderním digitálním prostředím. Současně vznikl nový intranet na SharePoint Online , který se stal centrálním místem pro sdílení informací v celé společnosti.

5. PODPORA TRANSFORMACE

Dlouhodobou změnu stavíme na aktivní spolupráci se středním managementem a ambasadory. Společně rozvíjíme

firemní kulturu, podporujeme hybridní způsob práce, posilujeme digitální odolnost a efektivní komunikaci prostřednictvím adopce

Microsoft 365 a AI technologií.

Nejsou to jen prodejní argumenty. Je to způsob, jak technologie sami využíváme a dodáváme našim zákazníkům.

Centrum HiLASE a GenDocs AI: Všestranné řešení

„Tato služba pro nás má největší potenciál v oblasti digitalizace dokumentů a jejich dalšího zpracování v rámci firemních procesů. Velkou výhodu vnímám v tom, že všechny příchozí dokumenty automaticky přenášíme do Microsoft 365, čímž efektivně podporujeme probíhající adopci těchto nástrojů na úrovni uživatelů.”

Jak GenDocs AI pomáhá společnosti Savills?

„General Documents AI nově umožňuje manažerům schvalovat faktury přímo v e-mailu pomocí tzv. adaptivní karty, bez nutnosti otevírat další aplikace. AI automaticky vytěží potřebná data, celý proces je rychlejší, jednodušší a uživatelsky příjemnější a hlavně, vše je uloženo a probíhá v známém prostředí Microsoft 365.”