Technologie Konica Minolta pomáhají s digitalizací zákaznické komunikace společnosti Zásilkovna

„Požadavkem zákazníka byla digitalizace reklamačních dokumentů. S využitím technologie elektronického podpisu Signi jsme však dosáhli řešení, při kterém ani žádný dokument ke zdigitalizování nevznikne. Společnosti Packeta jsme tak pomohli sjednotit a zrychlit reklamační proces a jejím zákazníkům ušetřili čas kompletním převodem reklamace do on-line prostředí,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.
 
Nový reklamační formulář je plně interaktivní a vyžaduje pouze údaje potřebné pro daný typ reklamace. U nich navíc automaticky hlídá jejich správné a kompletní vyplnění. Díky elektronickému podpisu pak odpadá dříve nutné skenování podepsaného dokumentu a odeslání formuláře e-mailem. Navíc nevyžaduje instalaci žádného programu nebo aplikace a zákazníci Zásilkovny jej mohou využít při vyplňování reklamace ve webovém rozhraní jak na počítači, tak na mobilním telefonu.
 
„Dříve se běžně stávalo, že zákazník například špatně vyplnil číslo účtu nebo zapomněl přiložit nějakou přílohu. V takovém případě jsme jej museli opětovně kontaktovat a vyměnit si třeba i několik e-mailů. To reklamační proces komplikovalo, zpomalovalo a zbytečně vznikaly další náklady. Nový formulář všem těmto potenciálním problémům předchází. Celý proces automaticky kontroluje a zrychluje. Jsme rádi, že nyní je pro naše zákazníky komunikace se Zásilkovnou a dalšími společnostmi ve skupině Packeta jednodušší, rychlejší a uživatelsky příjemnější,“ uvedla Helena Kodýmová, Head of Customer Experience Zásilkovny, a dodala: „S technologií od Konica Minolta můžeme navíc elektronický podpis uplatnit i v rámci dalších interních a externích procesů Zásilkovny, kde jsou až doposud nutné papírové dokumenty. Nasazené řešení je totiž ve formě SaaS v našem vlastním cloudu a je univerzálně využitelné při zachování maximální bezpečnosti a kontroly nad daty.“
 
Zásilkovna zjednodušuje pomocí nového řešení také reklamační proces v případě zásilek ze zahraničí. Ten je nyní shodný pro celou skupinu Packeta a reklamaci tak lze snadno předávat k řešení do jiné země při zachování historie. Vyplnění formuláře je možné v sedmi jazycích, které je navíc možné přepínat i během vyplňování. Řešení Konica Minolta současně poskytuje i vysokou bezpečnost a ochranu jak osobních údajů, tak i před útoky na internetu.
 
Elektronický podpis je právně uznatelný pro 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury či předávací protokoly. Ty jsou pak platné a právně závazné na celém území EU. Podepisování dokumentů se díky této funkci zásadně zrychlí, zlevní a zvýší se i zabezpečení celého procesu. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu Signi nejen samostatně, ale i jako součást vlastních řešení pro správu digitalizovaných dokumentů a elektronických archivů. V kombinaci s tímto řešením není dokumenty nutné ani fyzicky archivovat, což pomáhá dále šetřit jak finanční náklady na provoz skladů a tisk, tak s nimi spojené energie.
 
Obecně lze díky digitalizaci snížit náklady na zpracování dokumentů až o polovinu. „Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun. Při plné digitalizaci se zrychlením vyhledávání a plnou automatizací dokumentových procesů se můžeme u firmy ze segmentu SMB dostat na roční úsporu až tři čtvrtě milionu korun,“ uzavřel P. Atanasčev.