7 kroků, jak připravit vaši firmu na konec Skype for Business

1. Přechod by měl být souběžný. Obě platformy pro komunikaci (původní i nová), by měly nějakou dobu běžet současně. Díky tomu budou uživatelé moci dokončit už dříve naplánované schůzky ještě ve Skype, ale nové už naplánovat například v Teams. Jak dlouho by toto období mělo trvat? Nejméně 1 měsíc před koncem Skype, ideálně alespoň 2 měsíce.

2. Při přechodu myslete hlavně na uživatele. Naše zkušenost ukazuje, že je zásadní jim vše s dostatečným předstihem odkomunikovat. Včasná komunikace jim totiž výrazně pomáhá zvládnout samotný přechod z platformy na platformu, urychluje i následnou adopci a zvyšuje spokojenost s IT ve firmě. Jaké informace komunikovat? Zásadní je průběžná komunikace, a to na všechny koncové uživatele – ať už se jedná o harmonogram změn i popis toho, jak přechod ovlivní a vylepší jejich pracovní rutiny.

3. V každé firmě se najdou automatizované a poloautomatizované procesy, které nějakým způsobem zahrnují Skype. Co si pod (polo)automatizovanými procesy představit? Může se jednat například automaticky generovanou pozvánku z vašeho CRM systému, která obsahuje link na Skype call pro zákazníka nebo elektronické vizitky využívající odkazu na Skype apod. Před samotným přechodem by mělo mít IT oddělení k dispozici soupis těchto (polo)automatizovaných procesů za jednotlivé týmy. Tento soupis by pak měla dodat všechna oddělení ve firmě. Zpravidla tato fáze zabere pár týdnů.

4. Před samotnou realizací je potřeba zvážit dopady na architekturu IT. Pokud budou mezi interním IT a novou platformou existovat vazby, komunikační protokoly, porty, průchody VPN nebo sdílení informací o uživatelích, je vždy vhodné otestovat funkčnost. Tato etapa trvá zhruba 1-2 týdny, do kterých počítáme i se zapracováním připomínek.

5. Konečně jsme se dostali k samotné realizaci. Protože nová platforma bývá nejčastěji online služba, samotná realizace znamená jen aktivaci služby, napojení na LDAP nebo zavedení uživatelů. Taková aktivita zabere zkušenému týmu několik hodin, nanejvýš dní.

6.  Po realizaci přichází čas na to, aby se IT týmy a helpdesk/podpora seznámili s novu platformou, díky čemuž budou moci odpovídat na dotazy uživatelů. Podle složitosti nové platformy to zabere minimálně týden, ale pokud nová platforma přináší i nové možnosti, bude samotné IT vstřebávat nové znalosti i souběžně s uživateli až půl roku po přechodu.

7. Po tom, co se na novou platformu adoptuje technický tým a podpora, je důležité myslet na koncové uživatele, které je potřeba proškolit. Samotné školení lze nahradit i návody (email, .pdf, web), ale z naší praxe víme, že v takových případech ještě půl roku po realizaci novou platformu aktivně používá jen 10-15 % uživatelů a zároveň významně roste nespokojenost uživatelů s prací IT oddělení. Doporučujeme proto klasické školení. To většinou zabere 2-4 hodiny na jednu skupinku o 30 osobách. Je ideální jej provést rychle, a to ideálně během 14 dní tak, aby nevznikaly rozdíly mezi skupinami, které už s technologií pracovat umí, a skupinami, které ještě proškoleny nebyly.

To je celé. Přechod můžete zvládnout sami, pokud máte dostatečně silný tým s velkými zkušenostmi a časovými kapacitami. Existuje ale taky další a jednodušší řešení – použít už vyzkoušený a osvědčený postup, který je příjemný pro uživatele a snadný pro IT pracovníky. Rádi vám pomůžeme s nasměrováním, stanovením plánu pro přechod, proškolením uživatelů nebo rozvinutím potenciálu Microsoft Teams ve vaší společnosti. Stačí se na nás obrátit třeba na stránkách TADY.