Společnost TON, Inc., česká společnost pyšná na svou nezávislost, vyrábí od roku 1953 nábytek z ohýbaného dřeva a zachovává si stejnou kvalitu zpracování, se kterou v roce 1861 začínal inovátor v oblasti výroby nábytku Michael Thonet. Výrobky společnosti TON získaly nejrůznější ocenění, například Good Design, Red Dot Design Award a Czech Grand Design. Globální poptávku splňuje prostřednictvím vlastní prodejní sítě i vzdálených zaměstnanců. Společnost potřebovala stále svižněji reagovat na navýšení e-mailového provozu a na problém se starými neefektivními systémy využívajícími papír, které se projevily jako zásadní problém při zpracování faktur. Při spolupráci se silným partnerem, kterým je společnost Konica Minolta, společnost TON implementovala řešení digitalizovaného pracovního postupu a správy dokumentů. Tímto způsobem dokázala společnost TON zkrátit dobu potřebnou pro zpracování dokumentů v celé společnosti – všechny informace jsou na jednom místě a jsou rychle a snadno dostupné.
Stávající postupy správy dokumentů společnosti zpomalovaly základní procesy společnosti TON a celkový vývoj. Společnosti chyběl společný úložný portál na faktury, informace o produktech a dokumentaci. Data se nahrávala do různých adresářů napříč různými systémy, což bránilo vzdálenému přístupu k informacím, jako jsou odpovídající faktury, smlouvy a produkty. Faktury se často ztrácely mezi odděleními nebo se zcela pozastavily, když osoby oprávněné k jejich schvalování pracovaly mimo kancelář.
Společnost TON hledala možnost centrálního ukládání dokumentů, jako jsou obchodní smlouvy nebo objednávky. Jelikož však takové úložiště neměla, bylo velmi složité a časově náročné získat přehled o průběžném stavu jakékoli platné smlouvy a následně ji vhodným způsobem předložit auditorovi. V účetnictví v minulosti vedla absence vzdáleného přístupu k závažným rizikům: „Měli jsme velký problém, když byl zaměstnanec na několik dní mimo kancelář a nemohl schválit nebo zkontrolovat určitý dokument. Nemohli jsme jej pak zadat do záznamů,“ vzpomíná vedoucí prodeje společnosti TON Robert Valentík. „Vedení společnosti následně nemělo včas k dispozici informace o projektech, o aktivitách v rámci společnosti a o výsledcích společnosti.“
Společnost TON hledala způsob, jak zvýšit efektivitu procesů, generovat úspory a poskytnout svým zaměstnancům přístup k důležitým informacím kdykoli a kdekoli. Za tím účelem využila pomoc společnosti Konica Minolta, která byla vybrána z užšího seznamu deseti dodavatelů. Poté, co jako důvěryhodného dodavatele zvolila společnost Konica Minolta, se společnost TON rozhodla implementovat řešení, které sloučilo aplikaci Microsoft SharePoint jako platformu pro ukládání dokumentů s technologií K2 Blackpearl, softwarovou platformou pro vývoj a spouštění aplikací pro obchodní procesy. Tato kombinace poskytla přesně takové výkonné služby v oblasti formulářů, integrace a reportingu, které společnost TON požadovala.
„Konečný výběr dodavatele proběhl na základě referencí,“ říká Robert Valentík. „Navštívili jsme několik zákazníků společnosti Konica Minolta, kteří nám technologii K2 Blackpearl převedli v praxi. Díky tomu jsme vlastně potvrdili tento výběr.“
Na počátku projektu se konzultanti ze společnosti Konica Minolta ve spolupráci s týmem společnosti TON intenzivně zapojili do důkladné analýzy specifických potřeb a požadavků. Pro Roberta Valentíka to byl zásadní krok: „Když se ohlédnu zpět, analýzu implementace pokládám za velmi důležitou, což díky její důkladné přípravě znamenalo, že jsme udrželi rozpočet projektu a jeho termín, což u tak velkých projektů není zrovna obvyklé.“
Při výběru řešení ve spolupráci se společností Konica Minolta bylo pro společnost TON zásadní, aby bylo prostředí uživatelsky přívětivé a aby interní oddělení IT mohlo vytvářet vlastní formuláře a nastavovat procesy v technologii K2 Blackpearl. Jednoduchost tohoto postupu byla klíčová při rozhodování a výběru řešení, které bylo předvedeno během implementace a když si zaměstnanci společnosti TON osvojovali nové procesy.
IT specialisté společnosti TON nyní pracují v prostředí K2, kde testují procesy, formuláře a další menší iniciativy. Proces školení členů týmu s tímto zaměřením se ukázal jako vcelku přímočarý: vedoucí prodeje Robert Valentík si všímal, že spolupráce se společností Konica Minolta týkající se osvojování dovedností probíhala v „přátelském prostředí a v duchu jednoduchosti“, kdy se dva zaměstnanci společnosti TON po dobu zhruba tří měsíců učili modelovat nové procesy a poskytovat nová řešení podpory systému.
IT oddělení je nadšeno z implementace dalších iniciativ pod vedením oddělení – a tým je díky platformě K2 schopen sám provádět drobné úpravy systému. Složitější požadavky řeší zkušený tým konzultantů společnosti Konica Minolta.
Zásadní výhodou řešení K2 a SharePoint, která společnost Konica Minolta implementuje, je snadný přístup pro zaměstnance a celou společnost. Nový systém je vybaven moderním, uživatelsky přívětivým intranetem dostupným prostřednictvím běžného webového prohlížeče. Řešení kromě propojení všeho na jednom místě zmírňuje potřebu instalace speciálního softwaru na pracovní stanice uživatelů, čímž snižuje náklady na údržbu a instalaci. Správa oddělení podpory IT a zpracování faktur jsou nyní plně automatizované.
Systém Blackpearl K2 také prokázal svou hodnotu prostřednictvím propojení přístupnosti a snadného použití – které zosobňuje mobilní aplikace K2. „Když vidím, že generální ředitel může schvalovat faktury pomocí mobilního telefonu, zatímco je na služební cestě do zahraničí, je to pro mě potvrzením, že jsme učinili správné rozhodnutí,“ komentoval to Robert Valentík. Snížením zátěže, kterou představovalo vyhledávání papírových dokumentů, dosáhla společnost TON každodenní, přibližně patnáctiminutové úspory času na jednoho zaměstnance.
„Práce s digitalizovanými dokumenty je mnohem pohodlnější a data lze přenášet do jiných informačních systémů,“ říká Robert Valentík. „Myslím, že řešení K2 Blackpearl na platformě Microsoft SharePoint by bylo prospěšné pro všechny společnosti, které chtějí optimalizovat své procesy a zjednodušit správu.“