Jednoduchost a automatizace. Systém docházky a zpracování mezd

logo příběhu o úspěchu v obci Mýtna

Jednoduchost a automatizace. Systém docházky a zpracování mezd

Jednoduchost a automatizace. Systém docházky a zpracování mezd

Mýtna je samostatná obec, která se nachází poblíž Banské Bystrice. Pro lepší pochopení je možná na místě zdůraznit, že to je na Slovensku. Tato obec poskytuje zaměstnání 12 dlouhodobě nezaměstnaným osobám z programu ministerstva práce. Jelikož tito lidé nebyli uvyklí běžné práci, měli potíže při dodržování pracovní doby. Do práce přijížděli pozdě a odjížděli brzy. Mimo to má obecní úřad také své vlastní zaměstnance a personál blízké základní školy, pro kterou byly záznamy o docházce uloženy v papírové podobě. Tyto dokumenty musí být zpracovány ručně, aby bylo možné vypočítat mzdu zaměstnanců. Odpovědný mzdový pracovník potřeboval příliš mnoho času ke shromažďování chybějících informací a následnému zpracování údajů o docházce.


Systém pro registraci docházky založený na biometrickém snímači a aplikaci IWS na zařízení Konica Minolta MFP 

Společnost Konica Minolta navrhla řešení založené na systému registrace docházky, který zaznamenává příchod a odchod zaměstnanců. 

Skládá se ze dvou částí: první je aplikace IWS vyvinutá společností Konica Minolta Slovakia. Aplikace IWS se instaluje přímo na multifunkční tiskárnu Konica Minolta a je plně propojena s webovou aplikací spuštěnou v datovém centru. Webová aplikace přijímá data o příchodech a odchodech zaměstnanců z panelu multifunkční tiskárny nebo z hardwarového terminálu vybaveného biometrickým snímačem pro tento speciální případ. 

Hardwarový terminál vybavený biometrickým snímačem byl nainstalován ve vstupní hale na obecním úřadě, aby měli přístup všichni zaměstnanci úřadu. Aplikace IWS byla nainstalována do multifunkčního zařízení Konica Minolta, které umožňuje dalším obecním pracovníkům ve vzdělávacích institucích (školka, základní škola, školní kuchyň) zaregistrovat docházku. Multifunkční tiskárna se nachází na chodbě základní školy stojící hned vedle obecního úřadu.

Oba systémy jsou vzájemně propojeny, takže je možné zaregistrovat příchody a odchody zaměstnanců na obou místech. S pomocí partnerské společnosti APIS společnost Konica Minolta navíc také vyvinula konektor pro systém výplaty mezd, který umožňuje snadný a rychlý přenos mzdových složek zaměstnanců ze systému docházky do tohoto mzdového systému. 


Snadné sledování docházky zaměstnanců 

Vesnice Mýtna byla úspěšná v řešení neregulované docházky v aktivačních pracích a docházka těchto zaměstnanců následně se výrazně zlepšila. 

Pro obecní zaměstnance je nyní snadné sledovat účast těchto pracovníků díky rychlému přístupu ke všem údajům o docházce a informativním grafům ve webové aplikaci. Automatizovaný přenos dat ze systému docházky do mzdového systému zkrátil dobu potřebnou pro zpracování dat a rovněž snížil výskyt chyb při přepisu dat.

Zadání

Zadání
  • Pracovníci v aktivačním programu, kteří pracují v obci Mýtna, nedodržovali pracovní dobu, přicházeli do práce pozdě a často odcházeli předčasně, zatímco zaměstnanci obce měli za úkol je vést. 
  • Kromě toho byly záznamy o docházce vlastních zaměstnanců a zaměstnanců základní školy ukládány v papírové formě: dokumenty se kvůli výpočtu mezd zpracovávaly ručně a trvalo příliš dlouho shromáždit chybějící informace.

Řešení

Řešení
  • Jako jedna z prvních komunit na Slovensku sleduje obec Mýtna docházku všech pracovníků a zaměstnanců prostřednictvím biometrického snímače na hardwarových terminálech v kombinaci s řešením IWS instalovaným na multifunkčním zařízení Konica Minolta. 
  • Oba systémy jsou propojeny tak, aby registrovaly příchody a odchody zaměstnanců. 
  • Vývoj konektoru k mzdovému systému umožnil snadný a rychlý přenos mzdových složek zaměstnance ze systému docházky do mzdového systému.

Výhody

Výhody
  • Docházka pracovníků v aktivačním programu se výrazně zlepšila 
  • Snazší sledování docházky pracovníků díky rychlému přístupu ke všem údajům o docházce a informativním grafům 
  • Kratší doba přenosu dat a snížená frekvence chyb 
  • Specifické profily jsou uloženy v systému, který slouží k výpočtu mezd zaměstnanců