Bezpečná archivace pro revize a automatizované procesy

Logo společnosti Bodenmechanisches Labor Gumm

Bezpečná archivace pro revize a automatizované procesy

Bezpečná archivace pro revize a automatizované procesy

K implementaci systému pro správu dokumentů (ECM) ve společnosti Bodenmechanisches Labor Gumm vedla jen neformální poznámka. Tento systém nyní zajišťuje digitální archiv zabezpečený pro revizi a automatizaci různých obchodních procesů. Specializovaný poskytovatel technických služeb může nyní urychlit interní postupy a zvýšit transparentnost a ziskovost společnosti.


Nový multifunkční výstupní systém spouští projekt ECM

„Nebylo by skvělé, kdybychom už nemuseli ručně archivovat každou naskenovanou stránku, ale mohli bychom automaticky archivovat dokumenty například pomocí rozpoznávání čárového kódu?“ Meike Wohlfartová, asistentka vedení společnosti Bodenmechanisches Labor Gumm, zmínila svou myšlenku jako čirou hypotézu, když společnost Konica Minolta poprvé nainstalovala nový multifunkční systém kombinující tisk, skenování, kopírování a fax v sídle společnosti v Laufersweileru poblíž Frankfurtu nad Mohanem.

Německé vedení zpočátku sotva věřilo tvrzení zástupce společnosti Konica Minolta, že toho lze snadno dosáhnout. Okamžitě ale souhlasilo s následnou konzultací, kde si vyslechli podrobnou nabídku. Společnost Konica Minolta navrhla instalovat systém správy dokumentů (ECM) jako základ pro digitální archiv a automatizované obchodní procesy.

„Hned od začátku jsme byli nadšeni a podporovali projekt,“ říká generální ředitel Werner Volker Gumm. „Jedinou předběžnou podmínkou bylo, aby naše procesy, struktura archivace a systém čísel projektů zůstaly beze změny.“ Stávající pracovní postupy totiž byly postupně vyzkoušeny, otestovány a schváleny a získaly certifikaci podle normy EN ISO 9001.


S 50 zaměstnanci na pěti místech je společnost Bodenmechanisches Labor Gumm aktivní v oblastech kontaminovaných míst, základové půdy, výstavby silnic, zemních prací a výstavby skládek, technické geologie a hydrologie a měření vibrací. Po celém Německu sestavuje specializovaný poskytovatel služeb hodnocení a provádí specifická měření a analýzy.

„Už v minulosti jsme digitalizovali všechnu dokumentaci pro každý projekt a archivovali vše na souborovém serveru, aby měli zaměstnanci snadný přístup ze všech poboček,“ vzpomíná Werner Volker Gumm. Mezi projektové dokumenty patřilo například mnoho pracovních protokolů, které zaměstnanci na místě vyplnili ručně. V kanceláři bylo nutné protokoly naskenovat a uložit do příslušných souborů.


Čárové kódy pro automatickou klasifikaci

Společnost Konica Minolta zavedla systém pro správu dokumentů (ECM) ve společnosti Bodenmechanisches Labor Gumm a od té doby koordinátoři projektu přidělují projektům protokoly pracoviště a předem zadávají příslušná data, jako je číslo projektu a podrobnosti o klientovi. Modul ECM doplňuje každý protokol čárovým kódem obsaženým ve formuláři protokolu, který zaměstnanec na pracovišti vyplňuje.


V kanceláři je protokol naskenován a díky čárovému kódu se automaticky ukládá do správného projektového souboru v modulu ECM. Meike Wohlfartová z toho má radost: „Nový proces šetří čas, protože záhlaví protokolu už nemusí být vyplněné ručně, ale hlavně proto, že proces zakládání dokumentů je nyní zcela automatický. To také znamená, že protokoly se už omylem neukládají do nesprávného souboru.“


Systém ECM zajišťuje zvýšenou transparentnost

Další důležitou výhodou je, že pro zaměstnance je mnohem jednodušší vyhledávat konkrétní informace. Slova Wernera Volkera Gumma to potvrzují: „Když například zaměstnanci vyhledávají zkušenosti s měřením radonu, nemusí už procházet všemi našimi projekty, ale mohou jednoduše zadat „radon“.

Majitel společnosti je obzvlášť rád, že modul ECM také pomáhá zlepšit transparentnost procesů ve společnosti: „Procesy jsou efektivnější, ale očekáváme přínos také díky hodnocením a analýzám, které nám například umožňují snadno získat podrobné informace o počtu provedených analýz a jejich ziskovosti.“ Auditoři na tuto podnikatelskou výhodu poukázali, když nedávno vyhodnocovali modul ECM při opětovné certifikaci podle normy ISO 9001. Kromě nových možností vyhodnocení zdůraznili přijatelnost auditu v souladu se zákonem, kterou nový modul ECM spolehlivě zajišťuje.


Necelý rok po implementaci modulu ECM je generální ředitel Werner Volker Gumm zcela spokojen: „Všeho, čeho jsme chtěli nyní dosáhnout, jsme dosáhli!“ Zásluhu na tom podle něj má zejména vynikající spolupráce se společností Konica Minolta a také to, že pracovníci, kteří za projekt zodpovídali, rychle odpovídali na otázky a řešili problémy. Díky tomu již vedení zvažuje nové aplikace ECM, které se zaměřují na podrobný vývoj rozsáhlejších pracovních postupů a integraci programů pro záznam času při řízení projektů.


Zadání

Automatická archivace naskenovaných obchodních dokumentů


Řešení

Modul ECM včetně automatického generování čárových kódů


Výhody

Časové úspory a komplexní možnosti vylepšení a rozšíření



{"Name":"Werner Volker Gumm","JobDescription":"Generální ředitel, Bodenmechanisches Labor Gumm","Statement":"Podle aktuálního stavu jsme dosáhli všeho, co jsme chtěli","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/086f4984-8950-0177-4f42-29bdcb54e500/c8eb51e6-888a-40b1-aac0-5e7b0020bee6/Gumm57149.jpg","ImageTitle":"Werner Volker Gumm","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"bodenmechanisches_labor_gumm_quote"}