FlowCap

Hlavní stránka Software Digitalizace a správa dokumentů FlowCap

FlowCap je konektorem, který umožňuje pomocí multifunkčních zařízení Konica Minolta či jednoduché mobilní aplikace převádět papírové dokumenty do editovatelných a prohledavatelných formátů. Zpracované dokumenty mohou být následně uloženy do jedné z cílových destinací (e-mail, OneDrive, Google Drive apod.) či použity v dalším firemním systému (ERP, DMS, Sharepoint apod.).


Umožňuje převádět papírové dokumenty do editovatelných či prohledavatelných formátů a následně je ukládat nebo použít v navazujícím systému. Díky aplikaci FlowCap eliminujete pracné a časově náročné přepisování papírových dokumentů do vašich firemních systémů i jejich složité prohledávání a dosáhnete tak významného usnadnění a zjednodušení. Intuitivní ovládání plně integrované do multifunkčních zařízení Konica Minolta i propracovaná mobilní aplikace umožňují  uživatelům zvýšit efektivitu jejich práce, přičemž stále používají jen zařízení, jež důvěrně znají.



Jak FlowCap pracuje

Jak FlowCap pracuje

propojeni.pngPROPOJENÍ

Ukládejte dokumenty přímo do určeného úložiště bez nutnosti přeposílání e-mailem či dočasného ukládání do adresářové struktury. Množství konektorů pro běžná firemní úložiště (síťový disk, SharePoint aj.) i uložení v cloudu usnadňují uživatelům práci i zjednodušují administraci řešení. Díky REST API můžete aplikaci ScanFlow propojit i s dalšími systémy, včetně nezávislých aplikací pro vytěžování dat (například ABBYY FlexiCapture).
 

MOBILNI-APLIKACE.pngMOBILNÍ APLIKACE

Propracovaná mobilní aplikace umožňuje digitalizaci dokumentů přímo v terénu – od účtenek za drobné výdaje za součástky či pohoštění, přes sady dokumentů ze servisního zásahu, až po zdokumentování pojistných událostí, poškození, předmětů reklamace nebo servisu. Současně lze k dokumentům či fotografiím ihned doplnit nutná metadata (např. popis, částka, datum) a okamžitě odeslat do navazujícího systému.
 

DINAMICKA-WF-(1).pngDYNAMICKÁ WORKFLOW

Požadavky každé organizace jsou individuální, proto aplikace FlowCap disponuje funkcí individuálního workflow. Tato funkce umožní administrátorovi nastavit jednotlivé procesy přesně podle požadavků organizace od vstupu dokumentů přes jednotlivé kroky zpracování až po volbu a nastavení cílové destinace. Workflow lze též vybírat z přednastavených šablon nebo definovat interním systémem.
Je například možné vytvořit workflow „Příchozí faktura“, které umožní prostřednictvím tlačítka „Příchozí faktura“ na displeji MFZ odeslat papírový dokument do určeného úložiště (SharePoint, složka na síťovém disku či cloudovém úložišti, aplikace pro vytěžování dat apod.) a zároveň jej již
v průběhu skenování doplnit o základní metadata (kdo a kdy naskenoval, částka, dodavatel, aj.).
 

JEDNODUCHE-A-INTUITIVNI.pngJEDNODUCHÉ A INTUITIVNÍ OVLÁDÁNÍ

Použití multifunkčních zařízení Konica Minolta s aplikací FlowCap je ten nejjednodušší způsob, jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do Wordu nebo Excelu, aniž by museli použít jakoukoliv další aplikaci nebo zvláštní, pro tyto účely určený přístroj. Již vytištěné dokumenty lze tak pak snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování, a to pomocí zařízení, které je v kanceláři denně používáno. Vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do e-mailu či datového úložiště během několika sekund, předurčuje aplikaci FlowCap k tomu, aby se stala součástí vašich firemních procesů.

FLEXIBILNI-NASAZENI.pngFLEXIBILNÍ NASAZENÍ

Jste malá firma bez vlastní infrastruktury nebo jen nechcete investovat do nového serveru? Aplikace FlowCap je plně připravená pro fungování v cloudu se všemi výhodami, které toto řešení přináší (vždy k dispozici nejnovější a nejaktuálnější verze aplikace apod.). Nebo naopak potřebujete z bezpečnostních důvodů mít svá data vždy jen uvnitř vnitropodnikové sítě? ScanFlow vyhoví i požadavkům na čistě lokální instalaci i velkého řešení.
 

OCR.pngOCR

Aplikace FlowCap je vybavena integrovanou funkcí OCR* využívající technologie společnosti ABBYY, jež je světovou jedničkou v oblasti digitalizace a vytěžování.

*OCR neboli optické rozpoznávání znaků (z anglického Optical Character Recognition) je metoda, která pomocí scanneru umožňuje digitalizaci tištěných textů, s nimiž pak lze pracovat jako s normálním počítačovým textem. Počítačový program převádí obraz buď automaticky, nebo se musí naučit rozpoznávat znaky.
 

ADMINISTRACNI-KONZOLE.pngADMINISTRAČNÍ KONZOLE

Prostřednictvím přehledného webového portálu lze aplikaci FlowCap velmi jednoduše spravovat. Administrátor má k dispozici nejen přehled licencí, instalací a aktivovaných produktů, ale také správu uživatelů (možnost propojení s LDAP či vlastní databáze uživatelů), konfigurátor pracovních postupů i veškerou dokumentaci. Pomocí portálu lze také objednávat další licence či hradit faktury.
ADMIN-UI-(2).png

IT správce uvítá

jednoduchou centrální správu bez ohledu na velikost řešení
množství předpřipravených konektorů i možnost propojení na další firemní systémy díky REST API
podporu AD a LDAP
podporu e-mailových protokolů
instalaci na Windows i Linux s podporou
server clusteringu i DMZ


 

Příklady použití

1.png

AUTOMATIZOVANÁ DIGITALIZACE DOKUMENTŮ A JEJICH ULOŽENÍ

Digitalizace papírových dokumentů do prohledávatelných (sPDF) nebo editovatelných formátů (aplikace Microsoft Office, tj. DOC, XLS, PPT) s využitím jednoduchého workflow pro odeslání e-mailem nebo uložení v cloudovém uložišti.

02.png

DIGITALIZACE DOKUMENTŮ, JEJICH PŘÍPRAVA PRO DALŠÍ ZPRACOVÁNÍ NEZÁVISLÝM OCR A NÁSLEDNÉ ULOŽENÍ VE FIREMNÍCH SYSTÉMECH

Digitalizace papírových faktur do prohledávatelného formátu (sPDF), propojení s nezávislým OCR s následným vytěžení dat (dodavatel, IČO, částka apod.) a jejich uložení v aplikaci SharePoint či účetním systému.
03.png

ODESLÁNÍ JEDNOTLIVÝCH DOKUMENTŮ ČI JEJICH SAD DO DEDIKOVANÉHO FIREMNÍHO ULOŽIŠTĚ ULOŽIŠTĚ PROSTŘEDNICTVÍM MOBILNÍ APLIKACE

Komplexní využití pro pořizování a zpracování dokumentace (dokumenty, fotografie apod.) k servisním zásahům či likvidaci pojistných událostí přímo v terénu, kdy je využito mobilního telefonu či tabletu. Dokumentům mohou být ihned přiřazena metadata (např. číslo servisního zásahu), jež jsou následně uložena spolu s dokumenty.